De goede dingen goed doen. We willen onze energie en capaciteit richten naar de resultaten die van ons gevraagd worden. Zowel van het bestuur als van onze burgers. Dit doen wij door zo doelmatig en doeltreffend mogelijk de vraag van burgers, bedrijven en instellingen te vertalen in organisatiedoelen en afspraken te maken over resultaten, slimme processen en technologische innovatie. Dat willen we effectief doen. Behalve een beter resultaat maken we daardoor minder kosten.
Implementatie visie op control
In 2019 is onze visie op control vastgesteld. Dat is belangrijk, omdat ontwikkelingen in het openbaar bestuur elkaar snel opvolgen en de complexiteit hiervan toeneemt. Op een groot aantal onderwerpen werken we samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Dit stelt ons voor uitdagingen als het gaat om sturing en beheersing. Het vraagt om een sterke regie en het bewaken van de samenhang tussen opgaven en dienstverlening.
Als control-model hebben we gekozen voor het zogenaamde ‘three lines of defense’ model. Dit is een model dat veel Nederlandse gemeenten gebruiken en laat ons naar de gemeentelijke organisatie kijken alsof er drie verdedigingslinies zijn. Deze drie lagen werken samen en versterken elkaar. Ze zorgen samen dat de organisatie ‘in control’ is.
Dit model voeren we niet van vandaag op morgen in, maar vraagt om een zorgvuldige aanpak waarbij de impact per organisatieonderdeel anders kan zijn. Iedere lijn heeft haar eigen opgaven en uitdagingen. We streven er naar om de concernsturing en het concerndenken (samenwerking, werken als één geheel) van de eerste lijn te vergroten. Dit betekent dat de eerste lijn haar verantwoordelijkheid neemt om in control te komen, maar ook dat de eerste lijn hiervoor passende ondersteuning krijgt zodat zij deze verantwoordelijkheid kan nemen.
Rechtmatigheidsverantwoording
Er komt een wetswijziging aan over rechtmatigheid in de jaarrekening van gemeenten die maakt dat een “eigen” rechtmatigheidsverantwoording vanaf het boekjaar 2021 verplicht is. Financiële rechtmatigheid is niet nieuw, maar het is wel nieuw dat niet de accountant, maar het college van B&W deze verklaring geeft.
Er is een projectteam rechtmatigheidsverantwoording samengesteld opererende onder de concerncontroller. Dit projectteam begeleidt de komende tijd de implementatie van het proces om te kunnen komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Onderdeel hiervan is bewustwording te creëren binnen de gemeente inzake de vereisten om straks een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven en de dossiervereisten die hierbij horen. Dit doen we in afstemming met onze accountant.
Vereenvoudiging administratievoering
De afgelopen periode hebben we uitvoering gegeven aan het verbeterprogramma financieel administratieve beheersing. Vanuit dit programma is onze financiële structuur herijkt, is onze visie op control vastgesteld en zijn diverse verbeterslagen gemaakt in onze interne beheersing. De komende periode willen we onze financiële- en inkoopadministratie verder vereenvoudigen door: minder te detailleren, het versimpelen van de wijze van kostentoerekening, een aantal administratieve processen te voorzien van betere controlemechanismen en het verdergaand gebruik gaan maken van automatiserings- en robotiseringsmogelijkheden.
Verbeteren financiële voorspelling
De afgelopen periode hebben we onze bedrijfsvoeringsrapportages over inkoop, personeel en financiën verbeterd. Deze rapportages geven inzicht in de stand van onze bedrijfsvoering, maar het gebruik van de rapportages is nog beperkt. In 2021 gaan we de ontwikkelde rapportages meer gebruiken als onderbouwing van prognoses en financiële verwachtingen in de Planning & Control cyclus en waar nodig nog verder optimaliseren. We verwachten dat onze prognoses hierdoor verbeteren en het inzicht in de stand van realisatie beter wordt.
Herijken mandaatstructuur
Medewerkers hebben in de huidige mandaatregeling nog te weinig regelruimte om het eigen werk goed te kunnen organiseren. Door verantwoordelijkheden “lager” te leggen krijgen medewerkers meer speelruimte om burgers snel te helpen en te krijgen wat bij hen past. En het optimaliseert het opgave- en gebiedsgericht werken. Het mandaatbesluit wordt daar op aangepast. De managementsturing vindt dan vooral plaats op basis van een kader van gezamenlijk resultaatafspraken.
Voor de leidinggevenden betekent het dat het sturen steeds meer gebeurt op basis van resultaten en niet meer op hoe het werk wordt opgepakt. De verantwoordelijkheid daarvoor verschuift naar de medewerker.
Digitaal
Technologie ontwikkelt zich in een steeds sneller tempo. Burgers en bedrijven verwachten goede, snelle en betrouwbare dienstverlening, zo veel mogelijk gebruikmakend van elektronische dienstverlening, communicatie en eenmalige gegevensuitvraag. ICT wordt steeds meer ingezet als strategisch middel om datagestuurd maatschappelijke doelen te realiseren.
Met het programma Virtueel Groningen willen we de digitale dienstverlening verbeteren voor onze inwoners. Dit doen we door middel van verschillende innovatieve projecten, die samen de kwaliteit van onze digitale dienstverlening verbeteren. Het afgelopen jaar zijn daarin al goede resultaten behaald zoals het realiseren van het online participatie- en inspraakplatform Stem van Groningen (stemvan.groningen.nl), het vervangen van de kennisbank van het Klant Contact Centrum, waardoor we onze inwoners beter en vooral met een vollediger antwoord te woord kunnen staan en vereenvoudiging van de aanvraagprocedure Gehandicaptenparkeerkaart.
In 2021 ronden we de laatste acties af met betrekking tot de vernieuwing van onze ICT infrastructuur gekoppeld aan de outsourcing van onze ICT. Met deze basis gaan we in 2021 verder met de doorontwikkeling van ons applicatielandschap (rationalisatie en standaardisatie) en kunnen we ook een actieve bijdrage leveren aan lopende en nieuwe projecten en programma’s zoals de vernieuwing binnen het ruimtelijk (omgevingswet) en sociaal domein (vernieuwing applicaties sociaal domein). Ook gaan we verder met de opgestarte initiatieven rondom robotisering, 3D visualisatie en de verdere ontwikkeling van onze gegevenshuishouding. Daarnaast besteden we nadrukkelijk aandacht aan aspecten als informatiebeveiliging en blijven we activiteiten starten om het bewustzijn van onze medewerkers op dit gebied verder hoog te houden.
Resultaten 2021
- De Visie op Control wordt geïmplementeerd.
- De administratie en informatievoorziening wordt verbeterd
- Het verder realiseren van het programma Virtueel Groningen:
- Oplevering Digitale Agenda op het gebied van digitalisering en dienstverlening, een concreet beeld van de activiteiten die onderweg zijn en in het verschiet liggen.
- Het verminderen van het aantal digitale portalen binnen de gemeentelijke dienstverlening naar één heldere ingang voor digitale dienstverlening komen: MijnGroningen.
- Het samen met gemeenten Assen en Westerkwartier implementeren van het leerplatform “Digivaardig in de gemeente”.
- Het proces van de vernieuwing van de ICT infrastructtur gekoppeld aan de ICT outsourcing is afgerond.