Mede als gevolg van de Covid-19 pandemie is onze manier van (kantoor)werken in 2020 blijvend veranderd. Daar waar de nadruk lag op samenwerking in de gemeentelijke kantoorpanden zijn we veel meer gaan thuiswerken. Dit thuiswerken heeft een groot effect op de wijze waarop we samenwerken en overleggen. Zo levert het thuiswerken een stevige reistijdvermindering op voor medewerkers en blijken digitale vergaderingen, na de nodige gewenningsperikelen, in tijd veel efficiënter te zijn dan de fysieke vergaderingen. Om regelmatig thuis te kunnen werken hebben collega’s nu goede thuiswerkplekken nodig naast de bestaande plekken in onze kantoorpanden (ICT en meubilair). Daarnaast maken we voor werkoverleggen nu veel gebruik van digitale applicaties die dit ondersteunen.
In de kosten voor personeel (bijvoorbeeld kosten voor dienstreizen) en facilitaire kosten (digitale voorzieningen en werkplekken) verwachten we als gevolg van blijvend thuiswerken en de huidige 1,5 meter-samenleving een schuifbeweging.
Voor de korte termijn zien we de volgende effecten:
- minder reisbewegingen woon-werk en minder dienstreizen;
- minder gebruik van werkplekken in de kantoorpanden en meer gebruik van thuiswerkplekken
- behoefte aan grotere overlegruimtes om met meerdere mensen te kunnen vergaderen volgens de 1,5 meter norm;
- groeiende behoefte aan voorzieningen thuis die arbotechnisch in orde zijn;
- groeiende zorg over medewerkers die in de knel komen door een zwaardere belasting in de bundeling van werk, zorg en gezin in het eigen huis.
Voor de lange termijn zien we de volgende effecten:
We verwachten een blijvend effect in onze werkcultuur. Het zal steeds normaler worden om digitaal samen te werken in plaats van fysiek samen te komen. Deze ontwikkeling geeft aanknopingspunten om steeds flexibeler en efficiënter te gaan werken, maar dit gaat niet vanzelf. Als werkgever zullen we deze verandering ondersteunen met voorzieningen, trainingen en opleidingen. Verder zullen we samen met collega’s zoeken naar goede opties om thuis te werken zonder elkaar uit het oog te verliezen. Een mooi bestaand voorbeeld is het KCC waarin sinds april 2020 nu volledig vanuit huis gewerkt wordt.
Als financieel effect verwachten we een kostenverschuiving. Zo zullen onze uitgaven voor dienstreizen en overige vergoedingen (nu circa € 4 miljoen) afnemen, zullen dienstauto’s, -scooters en -fietsen minder gebruikt worden en verwachten we een afname van koffie- en theegebruik in onze panden. Onze uitgaven voor telefonie (nu circa € 1 mln) zullen naar verwachting stijgen evenals de ondersteuning van thuiswerkfaciliteiten (bureaus, stoelen en ICT voorzieningen) en de uitbreiding van digitale vergaderfaciliteiten (waarbij een deel van de aanwezigen op kantoor is een ander deel thuis). Onze energiekosten blijven de komende periode naar verwachting gelijk, dit doordat de panden niet per kamer of verdieping opgewarmd worden.