De griffie heeft tot doel de raad zo goed mogelijk te ondersteunen bij diens werk en deze met raad en daad bij te staan. Naast de logistieke gaat het daarbij ook om de procesinhoudelijke ondersteuning. De griffie levert een actieve bijdrage aan de wijze waarop de raad kan meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.
Hoe staan we ervoor?
Vanaf augustus 2020 is de raad gestart met de nieuwe werkwijze. De raadscommissies zijn losgelaten en onderwerpen worden in parallelle sessies behandeld. De raad wil flexibeler zijn, efficiënter met zijn tijd omgaan en aan de inwoners van de gemeente meer ruimte bieden om verschillende wensen en opvattingen naar voren te brengen. Met dat alles wil de raad meer grip krijgen op de eigen agenda en zelf bepalen welke onderwerpen, hoeveel aandacht krijgen, óók in het proces voorafgaande aan de definitieve besluitvorming. Gedurende het eerste jaar van de nieuwe werkwijze zal zich dit verder moeten ontwikkelen. Vooraf zijn slechts enkele spelregels afgesproken om ruimte te geven aan het proces dat moet leiden tot een definitieve werkvorm. De wijze van ondersteuning door de griffie is een belangrijk uitgangspunt daarbij.
Gedurende de renovatie van het stadhuis zal de raad op alternatieve locaties moeten vergaderen. Het afgelopen jaar is hiermee, mede door de coronacrisis, veel ervaring opgedaan. Onder leiding van de nieuwe griffier wordt het finetunen van het nieuwe raadsinformatiesysteem opgepakt, wordt in 2021 begonnen met de Europese aanbesteding van een nieuw accountantscontract en wordt gekeken naar het verbeteren van de ondersteuning op diverse aspecten van het raads-functioneren.
Wat willen we bereiken in 2021?
- De raad wordt (ook in 2021) op belangrijke besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van politiek debat op hoofdlijnen;
- De lange-termijnagenda biedt overzicht van de te bespreken agendapunten voor de komende tijd. De breed opgezette agendacommissie heeft, ondersteund door de griffie, een actieve rol in de agendering van onderwerpen die (in samenspraak met het college) behandeld worden.
- De inwoners van de gemeente Groningen weten hun raad te vinden zodat uitwisseling van informatie plaatsvindt en de betekenis van de volksvertegenwoordiging aan zichtbaarheid wint.
Wat gaan we hiervoor doen?
- Bijdragen aan, monitoren van en bijsturen op de kwaliteit van stukken met voor de raad relevante informatie en de wijze en de tijdigheid van de aanbieding aan de raad hiervan.
- Zorgvuldige inpassing van de nieuwe vergaderwijze, inclusief de ontwikkeling en aanvulling van bijbehorende instrumenten en ondersteuning.
- De basis op orde: doorontwikkeling van de ondersteunende administratieve processen en communicatie, optimalisering van de organisatie - en het faciliteren van overleg- en vergadercondities.